Utvrditi najznačajnije odlike dijaloga u poslovnom okruženju nije lak zadatak. Ipak, osluškujući stanja i potrebe vašeg kolektiva, bliži ste tome da internu poslovnu komunikaciju ojačate i podignete na viši nivo. Važno je da otkrijete kakvim ljudskim resursima raspolažete, ali i koje su to interne slabosti koje želite da predupredite.
Uspešno poslovno okruženje, između ostalog, karekterišu i kvalitetna verbalna i neverbalna komunikacija.
Za početak, osvrnimo se na nekoliko pitanja.
- Da li vaš kolektiv odlikuje ravnopravna komunikacija?
- Umete li aktivno da slušate?
- Da li personalizujete komunikaciju?
- Podstičete li dolazak do rešenja?
- Da li ste direktni?
- Da li pružate adekvatnu povratnu informaciju (eng. feedback)
Ukoliko se nalazite na nekoj od vodećih pozicija u firmi i ljudi u vašem poslovnom okruženju u svakom trenutku imaju jednaku slobodu da vam se obrate, pitaju ili nešto kažu, ostvarivanje ravnopravne komunikacije je moguće. Isto važi i ukoliko ste vi osoba koja je zadužena za upravljanje ljudskim resursima. Zaposleni tu slobodu nikada ne spoznaju sami, stoga je važno uveriti ih da ona postoji.
Osnovna odlika ravnopravnog dijaloga jeste da svi prihvataju odgovornost i učestvuju u iniciranju, održavanju i okončavanju razgovora. Ravnopravnost u svim komunikacijskim smerovima znači da su u vertikalnoj, horizontalnoj i dijagonalnoj komunikaciji svi zaposleni uvek na istom nivou. Predstavljamo vam nekoliko smernica za ostvarivanje uspešne interne komunikacije unutar vaše kompanije.
Aktivno slušajte
Aktivno slušati znači svom sagovorniku najpre neverbalno, putem različitih nelingvističkih i paralingvističkih znaka, dati do znanja da pratimo i uvažavamo ono o čemu govori. Značajna karakteristika osobe zadužene za upravljanje ljudskim resursima jeste da ume da sluša, ali i da osluškuje. Ne prekidajte svog sagovornika, dajte mu potvrdu kroz pružanje prostora i vremena da vam slobodno saopšti ono što želi. Time jačate njegovo samopouzdanje, stvarate osećaj povezanosti i smanjujete mogućnost za nesporazum. Zapamtite, ponavljanje, parafraziranje i osvrt na iskaze sagovornika osnovni su principi aktivnog slušanja.
Personalizujte komunikaciju
Ukoliko poznajete svog sagovornika, njegov karakter i potrebe bićete u mogućnosti da dijalog koji vodite prilagodite upravo njemu. Individualizovano obraćanje traži usklađenost sa određenim emocijama i očekivanjima. Ne zaboravite da uvažavanje individualnih karakteristika gradi međusobno poštovanje, ali i pristup zasnovan na empatiji. Personalizovati komunikaciju znači obojiti je onim nijansama koje vašem zaposlenom gode. Uostalom, nikome od nas ne prija isti pristup, zar ne? Tako je i sa komunikacijom.
Podstaknite dolazak do rešenja
Korak koji prethodi izgovorenom uvek je promišljanje o onome što želimo da kažemo. Kada dajete savet, komentar ili upućujete kritiku treba da budete što sigurniji da to radite u pravo vreme i na pravi način. U horizontalnoj komunikaciji koja se odvija između pojedinaca na istim ili sličnim radnim pozicijama, vaša osnovna uloga je da podstaknete i usmerite na potencijalna rešenja. Dato usmeravanje treba da bude vođeno načelima timskog rada, ali i vrednosnim sistemom koji je bitan deo emocionalne inteligencije svakoga od nas. Koje emocije želite da probudite kod sagovornika? Potrudite se da sadržaj koji iznosite ne bude onaj koji će izazvati bes ili potištenost. Imajte na umu, vi ste podsetnik, ne okidač.
Budite direktni
Najteže savladiva komunikacijska veština je biti direktan. Cilj internog upravljanja nije da budete fini, već da budete dosledni i fer. Ako svojim iskazom težite promeni nečijeg ponašanja važno je da on bude smislen i argumentovan, ali i da obuhvata smernice i savete za dalje postupanje. Ukoliko su ljudi osnova vašeg rada, kočnica u obraćanju bi trebalo da bude što manje. Ipak, biti direktan ne znači biti grub. Kada upućujete kritiku, najvažnije je da ona bude usmerena na konkretno ponašanje u konkretnoj situaciji. Budite iskreni, ali i uverljivi u tome da ne kritikujete celokupnu ličnosti, već isključivo trenutno postupanje.
Pružite povratnu informaciju
Očekivanja vezana za povratnu informaciju (eng. feedback) su različita. Nekada će to biti usmeravanje na moguća rešenja, nekada sadržaj informativnog karaktera, a ponekada će vašem sagovorniku neverbalna potvrda biti dovoljna. Uputiti odgovor je najznačajnije u vertikalnoj dvosmernoj komunikaciji koja, zavisno od hijerarhijskog odnosa, može biti silazna i uzlazna. Bilo da se radi o davanju instrukcija ili podnošenju izveštaja, potrudite se da uvek obezbedite nešto zauzvrat. Komentar koji dajete prvenstveno zavisi od datog problema, ali i od karaktera osobe. Svakako, važno je da feedback uvek ide uz vas i da ga obezbeđujete što je češće moguće. Jasno je da povratna informacije ne predstavlja samo osvrt na ono učinjeno, već obezbeđuje i putokaz za dalje delanje.
Da rezimiramo
Ostvarivanje uspešnog poslovnog internog upravljanja traži što funkcionalniju komunikaciju. Postavljajte pitanja i pažljivo slušajte. Pokušajte da budite izričiti i neposredni, ali i da uvažavate princip personalizacije.
Trudite se da povratnu informaciju uputite što pre, ali i da ostanete fokusirani na emocije koje izazivate verbalizovanim iskazom. Neka vašu kritiku uvek prati savet i ukazivanje na pozitivne strane trenutne situacije ili zaposlenog kome se obraćete.
Na kraju, ostanite ravnopravni i jednako odgovorni za održavanje kvalitetne komunikacije. Vaši zaposleni će to znati da cene.
